时间管理

时间管理的本质

时间管理的本质是自我管理

时间管理三个核心元素

1. 要事第一

做重要的事而不是紧急的事。

什么是重要的事？

距离组织（或个人）设定目标最近、最有价值的事情

什么是紧急的事？

马上要发生的事情

象限时间管理法则

把工作按照 不重要（轻）、重要（重）、不紧急（缓）、紧急（急）四个象限进行分类。

高效能人士的时间安排是，把65%-80%的时间安排在重要但不紧急的工作，由于他们把大部分工作都提前统筹和规划好了，其余象限的工作自然而然就减少了。

第二象限重要但不紧急的工作包括问题的发掘与预防、持续学习、关于团队的建设、真正有效的授权、确定自己的个人使命、长期的职业生涯规划、个人使命等。

参考书籍：卓有成效的管理者 彼得·德鲁克 1966

总结

1. 根据自己的职业价值观判断事项的重要程度；

2. 根据事项的时间截止期限判断其紧急程度；

3. 将待办清单中所有事项归类放到四象限中；

4. 对四象限中的不同象限的事项采取不同的处理原则和方式；

5. 应该将主要的时间精力放在解决第二象限的事项，避免其变成第一象限，我们所谓的工作计划和任务目标是针对第二象限的事项来说的；

6. 应该采用猴子法则走出第三象限；

7. 第四象限的事情适当调剂即可，切不可长期沉迷。

猴子法则： 部分人发现时间不够的主要原因是将太多不属于自己的工作揽在自己身上。

比如一个同事遇到一个麻烦，然后跑过来跟你抱怨，原本这个事情是在你同事身上，结果你开始关切的听他讲述，然后这个问题果然很麻烦，你没法直接给出答复，你就说“这个问题确实复杂，你需要仔细想想”，结果原本在你同事头上的猴子就跳到你身上，你同事就变成监督者，时不时都有可能会问你思考的怎么样。

虽然你可能会说你只是好心，但我们应该避免这种情况，让他们把你当做自己猴子的收容站，收的越多，他们给的就越多，最后你可以光顾着照顾别人的猴子，没有精力照顾自己的猴子。

上面主要是说不要做老好人，另一方面可以应用与在团队协作时不要让工作进度停留在自己身上。当你手上碰到的事情需要其他同事协助处理时，就需要在知道事情时尽早将事情转交给其他同事，你只是负责跟进进度，而不是一直将事项放在自己这边，等到最后时刻才想起转交给同事。一方面给同事预留了充足的时间，另一方面去push别人而不是别人来push我，整个人的工作状态也会变好。

简单来说，就是甩掉自己身上的猴子，或者将猴子放回到他主人身上去。

ABC分析法

A=必须做到

B=应该做的

C=可做可不做的

ABC分析法又称为帕累托分析方法或ABC分类法，是关于效率与分配的判断方法，也就是我们常说的二八法则。

“世界上80%的财富掌握在20%的富人手里”，这句话可以理解为80%的效益常常来自于20%的投入；而其他80%的投入却只产生了20%的效益，这说明同样的投入在不同的地方会产生不同的效益。

艾维·李 时间管理法

1. 写下你明天要做的6件最重要的事（写下要做的事的清单）；
2. 用数字标明每件事的重要性次序；
3. 明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；
4. 然后再开始完成第二项、第三项……；
5. 每天都要这样做，养成习惯。

2. 知行合一

彼得·德鲁克 一 管理是一种实我，其本质不在于“知“，而在于“行”。

知：要事第一 行：是这么做的吗？

十字时间工作计划表：按照轻重缓急四象限分类将计划一天中要做的事进行分类，标注好各个象限（不同事情类别）的颜色。 工作时间效率测试表：以小时为单位记录一天中做过的事。 工作时间效率自省表：一天结束后，对照十字时间工作计划表和工作时间效率测试表，将“测试表”上的事情按照“计划表”上的类型颜色，一一高亮，看看是否每天处理的大部分工作都处于第二象限（重要不紧急），从而进行调整。

3. 聚焦整块时间

零星时间往往等于没有时间。

想办法“化零为整”，预留出“整块时间”。

提商10倍绩效的科学工作方法

1. 制定明确目标

目标制定SMART原则，一般称之为SMART目标管理原则，该原则提出者是彼得·德鲁克。

由五个英文的首字母组成，分别指的是

• Specific（具体的）
• Measurable（可衡量的）
• Actionable（可实现的）
• Relevant（符合实际需要的）
• Time-based（有时效性的）

2. 详尽分解计划

凡是预则立，不预则成 -—《中庸》

管理的5大功能：计划、组织、指挥、协调、控制 -— 法约尔

PDCA循环管理：计划、执行、监肾、修复 -- 戴明

成功学公式：明饰目标 x 详细计划 x 立刻行动 x 坚特到底 -- 安东尼罗宾

3. 马上付诸行动

千万不要把今天能做的事留到明天 -- 本杰明•富兰克林

管理学：行动大于一切。做错胜于不做。

4. 坚持做出结果

今日事，今日华

海尔OEC管理模式 ---- 日事日毕 日清日高 ---- 每天的工作每天完成，每天工作要清理并要每天有所提高

每天聚焦做一件件完整的事

完整的事：有目标——有计划——有标准——有结果

同一类的事情一次做完

假如你在做纸上作业，那么这段时同都做纸上作业

假如你是在思考，那么这段时同只作思考

假如你在做某件事情，那么这段时间只做这类事情

当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高

5. 避免杂乱无章

养成“哪里拿，哪里放”的习惯

5S管理：整理、整顿、清扫、清洁、素养

整理

整理：清理物品，明确判断要与不要，不要的坚决丢弃

对象：主要清理现场被占用而无效用的“空间"

目的：清除零乱根源，腾出“空间”，防止材料的误用、误送，创造一个清晰的工作场所。

整顿

整顿：整理好的物品明确地规划、定位，并加以标识。

对象：主要是整理出来的物品、设备及存放的场所。

目的：定置存放，实现随时方便取用。

清扫

清扫：经常清洁打扫，保持干净明亮的职场环境。

对象：主要消除工作现场各处所发生的“脏污”。

目的：

• 保持工作环境的整洁干净；
• 保持整理、整顿成果；
• 稳定设备、设施、环境质量、提高产品或服务质量；
• 防止环境污染。

清洁

清洁：保持“整理、整顿、清扫”3S的工作，使其规范化、标准化。

对象：透过整洁美化的工作区与环境，使人们产生充沛的精力。

目的：

• 养成持久有效的清洁习惯。
• 维持和巩固整理、整顿、清扫后的成果。

素养

素养：保持“整理、整顿、清扫、清洁”的状态，养成自觉遵守纪律的习惯。

对象： 主要在通过维持不断的4S活动中，改造 人性、提升道德品质。

目的：

• 养成良好习惯：
• 塑造守纪律的工作场所,井然有序;
• 营造团队精神；注重集体的力量、智慧。

6. 发挥自己优势

长板理论是指对组织而言，凭借其鲜明的特色，发挥长板优势，就能跳出大集团的游戏规则，建立自己的王国。

管理学中的木桶原理认为一个桶装水的多少，不取决于木桶的长板，而取决于木桶的短板，水最多装到短板的高度。管理人员应该重点修补“短板”，消除“短板”的限制瓶颈。但是，在市场定位中，营销者不能遵守这个“木桶原理”，不应该太关注木桶的短板，而是要集中注意长板，找出最长的长板，甚至把长板加长，让长板的作用发挥到极致。至于短板，可以等企业有了足够的实力以后再慢慢修补。这就是市场营销中的“长板理论”，也叫“反木桶原理”。

“短板理论”适用于成熟市场经济中企业之间的竞争模式，而“长板理论”适用于新兴市场经济。因为在新兴市场经济环境中，大多数产业的集中度不高，产业发展标准与竞争规则尚不成熟，发展长板为竞争个体的企业提供了跨越式发展的可能和可行性。在此阶段，企业的发展速度是竞争的核心关键。换言之，“短板理论”适用于红海竞争，而“长板理论”适用于蓝海竞争。

7. 学会拒绝别人

敢于说“不” -- 职场里面，别人的喜欢你，不一定尊重你。

“一小时真空工作制” -- 每一个人在这一天的时间一定有一个小时工作效率是最高的，实行时这一个小时不让任何人打扰（当别人备注签名处于在“一小时真空工作制”时，也别去打扰别人），做最重要的事。同时，也留出1个小时放空自己，做一些不重要不紧急的事情使自己的精神和身体得到休息。

8. 养成良好习惯

一个好习惯可以改变人的命运

一个坏习惯可以给人带来厄运

21天效应：

习惯的养成一般经历三个阶段：

第一阶段：约1-7天。这时候会感觉“刻意而生硬”，需要努力提醒自己。

第二阶段：约7-21天。这时候会逐渐变得“刻意但自然”，不过还需要有意识地控制。

第三阶段：约21-90天。这时候会变得“不经意而自然”，无需再有意识的控制。

9. 排除外界干扰

电话的干扰：随时暗示很忙、随时提到时间限制。

不速之客干扰：简单的事情站着说，复杂的事情去会议室说。

会议干扰：确认该会议是否有必要参加；确认会议的结束时间。

领导干扰：拿出任务计划表，列举出当前做的任务工作和优先级重要性。

10. 管好业余时间

睡呡时间管理：质量大于教量、培养随时入眠习惯

学习时间管理：1天1小时创造奇迹 -- 美国人力资源协会

思考时间管理：每天30分钟思考时间- 一“行为预想”

零散时间管理：坐车、等人等零星时间思考和处理琐碎事件